当前，很多企事业单位都组建了自己的内部局域网，同时也常常会在局域网搭建文件服务器，并且会将文件服务器的文件共享给局域网用户使用。同时，为了大家协同办公和资料保存的需要，通常会设置共享文件访问权限，一般允许员工打开共享文件、读取共享文件。这就意味着员工也可以复制共享文件、拷贝共享文件。尤其是很多文件是word、excel或ppt等格式，员工可以轻松复制文件的内容粘贴到本地磁盘，然后轻松通过U盘、网盘、QQ发文件、邮件等方式泄露出去，从而据为己有或谋取私利，给企事业单位带来较大损失。
那么，如何防止文件被复制、禁止复制文件、禁止拷贝文件呢？笔者以为，可以通过以下两种方法来达到阻止复制文件、防止拷贝文件的目的。
方法一、通过将共享文件进行格式转换来达到阻止复制共享文件、禁止拷贝共享文件的目的。
这种方法一般是通过将服务器上的共享文件通过转换成PDF或Flash的方式来达到禁止复制服务器共享文件的目的，因为PDF文档或flash格式的文档通常无法复制，同时进行了上述格式转换之后，也可以阻止修改共享文件，从而大大增强了共享文件的安全。例如，通过Adobe Acrobat 7.0 PRO即可轻松完成word、excel等格式的文件转换成PDF文档。操作也比较简单，打开word后，点击另存为的时候，选择保存为“Adobe PDF”即可，如下图所示：
图：保存word转换成PDF文档
方法二、通过专门的软件将共享文件进行特殊格式转换和保护，从而达到阻止复制共享文件、禁止拷贝共享文件的功能。
目前，国内有很多专门的服务器共享文件保护软件，可以设置共享文件访问权限，例如可以打开共享文件、读取共享文件而禁止复制共享文件、防止拷贝共享文件。例如有一款“大势至共享文件夹管理软件”（下载地址：http://www.grabsun.com/gxwjjm.html），通过在开启共享文件的电脑或服务器上安装之后，就可以设置共享文件访问权限，可以只让读取共享文件而禁止复制共享文件、只让修改共享文件而禁止删除共享文件、只让打开共享文件而禁止将共享文件另存为本地磁盘，从而极大地保护了共享文件的安全。操作也非常简单，点击顶部的“请选择要保护或取消保护的文件或文件夹”，然后选择要赋予的共享文件访问权限，只需要打勾就可以赋予用户访问共享文件的权限，不打勾则就不赋予，并在右侧选择访问共享文件的账号（意味着是针对此账号访问共享文件时的权限配置），然后点击右下角的“保护”即可。如下图所示：
图：设置共享文件只让读取禁止删除、复制和另存为
通过上述操作后，局域网用户打开共享文件后只能查看共享文件的内容但无法复制共享文件，也无法删除共享文件但可以修改共享文件（需要勾选赋予修改权限）、可以读取共享文件内容但可以阻止另存为本地磁盘，从而极大地保护了共享文件的安全。
总之，无论是通过文件格式转换，还是通过专门的共享文件保护软件、共享文件夹加密软件，都可以实现对共享文件访问权限设置，具体采用何种方法企事业单位根据自己的需要进行选择即可。
