我们从网上复制粘贴下的文章中一般会有很多空格和空段，这给接下来的排版工作带来了很大麻烦，而如果是纯中文的文档，使用“替换”功能，一步就能实现将所有空格删除。单击“编辑”→“替换”或按Ctrl＋H快捷键打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，在“查找内容”框中输入入一个空格，“替换为”框中什么也不填，最后单击“全部替换”按钮，Word就能自动查找文档中所有的空格，并将它们统统删除。
但如果是中英文混排的文档，删除空格就比较麻烦了，因为英文单词之间的空格是不能删除的，而中文与英文、中文与中文之间的空格又必须删除，这需要我们灵活运用Word的替换功能了。
1、单击“编辑”→“替换”打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，单击“高级”按钮后在“高级”选项列表中勾选上“使用通配符”项，然后在“查找内容”框中输入“[a-zA-Z]{1,33} {1,33}”（ [a-zA-Z]意思是在指定大小写字母范围内任意单个字符，但注意必须用升序来表示该范围。{1,33}意思是1到33个前一个字符或表达式，这里的33是随意指定的，因为英文单词中有的字母有重复，而有的文档中还有多个连续的空格，为了保证够用所以指定了一个大数33。），在“替换为”框中输入“^&”（^&表示查找内容框中的内容）。
再把光标定位在“替换为”框中，单击“格式”按钮打开格式列表，并单击列表中的“字体”命令打开“替换字体”对话框，在“字体”选项卡里将字体颜色设置为“红色”后点“确定”，返回到“查找和替换”对话框中单击“全部替换”按钮，就可以看到凡是英文单词有空格的地方，空格前面的单词都变成红色了，因为这些红色单词后面的空格是不能删除的。（如图1）
图1 Word查找和替换
2、再次打开“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡，在“查找内容”中录入“^?”（^?代表不使用通配符时的任意字符。），并勾选“突出显示所有在该范围找到的项目”，再单击“格式”按钮并单击格式列表中的“字体”命令打开“查找字体”对话框，在“字体”选项卡里将字体颜色设置为“自动”后点“确定”，返回到“查找和替换”对话框中后单击“查找全部”按钮，就会将除了红色文字及其后面的空格之外的其他内容全部选中，这就为下一步替换空格划定好了范围。（如图2）
图2 设置字体颜色格式
3、单击“编辑”→“替换”再次打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，在“查找内容”框中输入一个空格，“替换为”框中什么也不填。然后将光标分别定位在“查找内容”和“替换为”录入框中，单击“不限定格式”按钮取消先前设置的格式限定。最后单击“全部替换”按钮，但注意：在弹出一个对话框，提示“是否继续搜索文档其余部分”时一定要单击“否”，否则会把英文单词中的空格也替换掉。这样文档中多余的空格就都被删除了。（如图3）
图3 搜索替换空格
4、最后按下Ctrl＋A快捷键选中全部文档，将文档内容统一设置—下字体颜色就行了。
图1 Word查找和替换
图2 设置字体颜色格式
图3 搜索替换空格
